深圳外環(huán)八標(biāo)推進“五化”標(biāo)準(zhǔn)建檔立卷見實效

中鐵二十三局集團二公司深圳外環(huán)高速公路項目部把加強檔案管理作為提高企業(yè)管理質(zhì)量和效率的重要工作來抓，采取多種舉措推進檔案管理的常態(tài)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和專業(yè)化的“五化”建設(shè)，不斷夯實檔案工作基礎(chǔ)，規(guī)范工作程序，推動了各項工作規(guī)范有序地進行。

這個項目部于2016年五月份進場后十分重視檔案管理工作，把留痕跡、建檔案作為規(guī)范項目管理的一項重要工作來抓，注重從“五化”上下功夫：一是加強組織領(lǐng)導(dǎo)，推進檔案管理常態(tài)化。項目部成立了以項目經(jīng)理為組長的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，配備了四名專業(yè)管理人員，聘請有專業(yè)職稱的檔案工程師幫助工作和進行指導(dǎo)，明確規(guī)定項目所有的文字、聲像、影像和圖片資料等全部統(tǒng)一歸口到檔案管理中心進行管理，全面系統(tǒng)地構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，完善檔案管理體系。

二是加強制度建設(shè)，推進檔案管理規(guī)范化。項目部制定了《檔案管理實施細則和考核辦法》，建立考核約束激勵機制，將檔案管理工作與績效考核掛鉤，激發(fā)檔案管理者工作的主動性和積極性。在檔案創(chuàng)建和管理中堅持“兩步走”，即：第一步是對所有收集到的原始資料進行集中歸類，全面核對，認真梳理，做到不漏項，不偏差，不零亂；第二步是把資料分類編號，列出具體資料條目，認真核對目錄中的資料編號、名稱、頁碼等，確保目錄中的放置順序和材料放置相一致，不出任何差錯，使資料管理系統(tǒng)化、條目化和精細化。

三是加強設(shè)施建設(shè)，推進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。該項目注重加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，興建了專門的檔案室，購買配置了搖臂式全移動組合檔案資料柜，配備了安全防護設(shè)施，建立了查閱、申報、批準(zhǔn)、登記制度，落實“防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫、防霉、防有害氣體”的檔案管理“十防”和不準(zhǔn)在檔案庫房吸煙、不準(zhǔn)在辦公區(qū)和檔案庫房使用電爐、取暖器等檔案安全管理“八不準(zhǔn)”，將檔案庫房管理和檔案查閱管理制度上墻并抓好落實。

四是提高管理效率，推進檔案管理信息化。建立完善的計算機檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引等。開發(fā)檔案管理互動式軟件，實現(xiàn)檔案調(diào)閱的自動引導(dǎo)，解決檔案資料查閱難的問題。開發(fā)檔案調(diào)閱逾期管理功能，檔案調(diào)閱逾期未歸還，系統(tǒng)及時提醒檔案管理員督促調(diào)閱人歸還，確保檔案的完整和安全。

五是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推進檔案管理專業(yè)化。該項目部針對所有管理人員過去都沒有從事該項專業(yè)管理的實際，注重加強管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)和業(yè)務(wù)水平的提高，一方面聘請專業(yè)檔案工程師指導(dǎo)初期階段各項制度和檔案資料的建立，對管理人員進行現(xiàn)場操作的專項輔導(dǎo)，另一方面與地方檔案部門聯(lián)系，將檔案管理人員分期分批地派送到對口單位進行專業(yè)的培訓(xùn)和取證，購買了檔案管理相關(guān)書籍充實理論基礎(chǔ)知識，采取多渠道、全方位地對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)提升，使其盡快地熟悉業(yè)務(wù)，進入工作。

近兩年工作的實踐證明，該項目收集整理的檔案資料，不僅在深圳市安全質(zhì)量監(jiān)督局、深圳外環(huán)高速公路建設(shè)管理處（業(yè)主）和主管公司的多次檢查中受到好評，而且為企業(yè)的施工組織、生產(chǎn)經(jīng)營、項目管理、技改變更、降耗增效以及信用評價、綜合考核、合法維權(quán)等提供了及時詳實和準(zhǔn)確的第一手資料。（張光林）